Adecuación de la empresa al RGPD y la LOPDGDD: todo lo que debes saber

La protección de datos personales se ha convertido en una prioridad para cualquier organización. Desde la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y su desarrollo en la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), las empresas están obligadas a revisar a fondo la forma en que recogen, almacenan, usan y comparten información personal.

En este artículo analizamos en profundidad qué implica adecuar una empresa al RGPD y la LOPDGDD, cuáles son los pasos necesarios, los errores comunes y cómo evitar sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

1. ¿Qué es el RGPD y qué es la LOPDGDD?

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es una normativa europea de obligado cumplimiento desde mayo de 2018. Su objetivo principal es garantizar la privacidad y los derechos de las personas sobre sus datos personales.

La LOPDGDD es la norma española que adapta el RGPD al ordenamiento jurídico nacional y amplía aspectos específicos, como los derechos digitales o el tratamiento de datos en el ámbito laboral.

Ambas leyes se complementan y deben ser aplicadas de forma conjunta por cualquier entidad que trate datos personales en el territorio español o de ciudadanos de la UE.

2. Empresas obligadas a cumplir el RGPD y la LOPDGDD

Toda empresa, autónomo, administración, ONG o comunidad de propietarios que recoja y gestione datos personales está obligada a cumplir con estas normativas. Esto incluye:

• Datos de clientes, proveedores o empleados.
• Direcciones de correo electrónico.
• Datos financieros o fiscales.
• Datos biométricos, de salud o localización.

No importa el tamaño de la empresa: el cumplimiento es obligatorio.

3. Principios clave del RGPD

La normativa se basa en una serie de principios fundamentales que deben guiar todo tratamiento de datos:

• Licitud, lealtad y transparencia.
• Limitación de la finalidad: los datos solo pueden usarse para el fin concreto para el que fueron recabados.
• Minimización de datos: solo se deben recoger los datos necesarios.
• Exactitud.
• Limitación del plazo de conservación.
• Integridad y confidencialidad.

4. Pasos para adecuarse correctamente al RGPD y la LOPDGDD

1. Análisis de riesgos y registros de actividades

Identificar los tratamientos de datos que realiza la empresa y analizarlos según el riesgo que conllevan para los derechos de los interesados.

Es obligatorio crear un registro de actividades de tratamiento (RAT) para documentar estos procesos.

2. Base legal y consentimiento

Cada tratamiento debe tener una base legal válida: contrato, obligación legal, interés legítimo, consentimiento, etc. Si se utiliza el consentimiento, debe ser explícito, libre e informado.

3. Cláusulas informativas y políticas de privacidad

Adaptar los avisos legales de la web, cláusulas contractuales y comunicaciones para informar correctamente sobre el tratamiento de datos.

4. Contratos con encargados del tratamiento

Cuando una empresa delega funciones en un proveedor (hosting, email marketing, gestorías, etc.), debe firmar un contrato de encargo del tratamiento que garantice el cumplimiento de la normativa.

5. Medidas de seguridad

Implantar medidas técnicas y organizativas para proteger los datos, como:

• Copias de seguridad.
• Accesos restringidos.
• Cifrado.
• Políticas de contraseñas.

6. Formación y concienciación del personal

Todo el equipo debe conocer sus obligaciones legales. La formación periódica es esencial para prevenir brechas de seguridad.

7. Gestón de derechos de los interesados

Debe establecerse un procedimiento para responder a:

• Derecho de acceso, rectificación o supresión ("derecho al olvido").
• Limitación del tratamiento.
• Portabilidad.
• Oposición.

8. Canal de denuncias y medidas adicionales (LOPDGDD)

En algunos casos, es obligatorio establecer un canal interno de denuncias, especialmente en empresas de más de 50 empleados.

5. Errores frecuentes que debes evitar

• Usar plantillas genéricas sin adaptación.
• No revisar el cumplimiento de terceros proveedores.
• Carecer de evidencias documentales del cumplimiento.
• No renovar los consentimientos obsoletos.
• Olvidar la formación del personal.

Estos errores son los que más frecuentemente detecta la AEPD y que derivan en inspecciones y sanciones.

6. Sanciones por incumplimiento

La AEPD puede imponer sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación global anual (la que sea mayor). En la práctica, muchas pymes se enfrentan a multas de miles de euros por:

• Enviar comunicaciones sin consentimiento.
• No tener actualizado el registro de actividades.
• No responder a solicitudes de derechos.
• Filtraciones de datos por falta de medidas técnicas adecuadas.

7. Beneficios de cumplir correctamente con el RGPD y la LOPDGDD

• Mejora la reputación corporativa.
• Genera confianza entre clientes y proveedores.
• Evita sanciones económicas y daños reputacionales.
• Optimiza procesos internos de gestión de la información.

8. Conclusión: Cumplir es proteger tu negocio

La adecuación al RGPD y a la LOPDGDD no es una traba legal, sino una oportunidad para fortalecer la seguridad de la información y la transparencia de tu empresa. Con el apoyo de una consultora especializada, el cumplimiento se convierte en una herramienta de competitividad y protección.

En ACDE NOR ayudamos a las empresas a implantar de forma personalizada y eficaz todas las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento normativo en protección de datos. Consigue tranquilidad legal y refuerza tu imagen ante clientes, empleados y administraciones.